프로젝트 조달관리

개념
- 프로젝트 외부에서 프로젝트의 성공을 위해 필요한 제품, 서비스 등을 구매 계약 및 변경통제, 계약 종료까지의 프로세스 관리 - 원하는 상품 또는 서비스를 외부에서 조달하는 행위

I. 프로젝트에 필요한 제품 및 서비스의 공급을 위한 조달관리의 개요

 가. 조달관리(Procurement Management)의 정의

  •   프로젝트 외부에서 프로젝트의 성공을 위해 필요한 제품, 서비스 등을 구매 계약 및 변경통제, 계약 종료까지의 프로세스 관리
  •   원하는 상품 또는 서비스를 외부에서 조달하는 행위

 

 나. 조달문서 종류

조달 문서

설명

Request

For

Proposal (RFP)

  • 상대적으로 금전적 가치가 높고 복잡하거나 비표준화된 물품 구매에 적절한 방법
  • 이 방식에는 상세한 제안서와 함께 협상과정이 필요 함
  • 표준화되지 않은 것을 구매하기 위하여 사용되는 관계로 “신속한 구매”를 위해서는 바람직하지 않음 예) 시스템 Package, 및 시스템 구축 등

Invitation

For

Bid

(IFB)

  • 반복적으로 구매하는 물품에 대하여 최상의 가격을 얻고자 할 때 사용
  • 협상이나 요구사항 설명들의 과정이 생략됨
  • IFB는 RFQ 유형의 구매와 유사하지만 RFQ보다 더 상세하고 구체적인 경우에 사용
  • 모든 업무(작업)를 수행하기 위한 가격 제안 요청
  • 예) 1마일의 도로를 포장하는 경우, 1년간의 용역 작업을 의뢰하는 경우 등

Request

For

Quotations (RFQ)

  • 금전적 가치가 낮은 일상용품에 대해서 적절한 방법
  • 필요로 하는 것에 대해서 구매나 판매 방식에 대한 의견이 일치될 경우에 사용
  • 물품당, 시간 당, 또는 단위 길이(킬로미터)당 단가 형태로 견적
  • 예) 쌀, 라면, 휴지 등

 

II. 조달관리의 절차 및 계약 유형

 가. 조달 관리의 절차

프로세스

설명

조달계획수립

(Procurement planning)

  • 프로젝트 진행상 필요한 상품이나 서비스를 자체 제작할지 아니면 외부에서 조달할 지를 결정
  • 조달을 할 경우 어떠한 계약형태를 선택할 지 결정
  • Buyer에게 가장 위험부담이 큰 계약 형태: CPPF (Cost Plus Percentage Fee)
  • Seller에게 가장 위험부담이 큰 계약 형태:  FP (Fixed Price)

공급자유치계획수립

(solicitation Planning)

  • 구매가 결정된 항목에 대해 공급자에게 제공할 주요 정보에 대한 문서화를 실시
  • 공급자 확보에 대한 사전 계획을 수립
  • 조달문서의 유형
    • 제안 요청서(RFP, Request For Proposal)
    • 입찰 안내서(IFB, Invitation For Bid)
    • 견적가격 제출 요청(RFQ, Request For Quotation)

공급자유치

(solicitation)

  • 일정 등을 감안하여 공급자로부터 제안서 및 견적서 등을 획득
  • 구매자와 판매자의 질의와 응답을 공식화한 것이 입찰설명회이며 PM은 꼭 참석해야 함

공급자선정

(Source selection)

  • 획득한 제안서를 검토하고 평가하여 최종 업체를 선정하는 단계
  • 구매업체 선정방법
    • Weighting System: 각각의 제안 기준에 따라 Seller 를 가중치 평가
    • Screening System: 최소 기준에 못 미치는 Seller 의 제거
    • Independent Estimate: 내부 또는 외부조달을 통한 예상 원가를 비교
    • Past Performance History: Seller 의 과거 프로젝트 경력 검토

계약관리

(Contract administration)

  • 공급자와의 관계를 유지, 관리
  • 공급자가 제공하는 결과물이 계약서상의 요구사항과 일치하는지 여부관리

계약종결 및 사후관리

(Contract closeout)

  • 공급자가 제공한 서비스나 산출물이 계약서 상에 명시된 모든 조건을 만족시켰거나 만족시키지 못하는 경우 계약을 종결
  • 계약서에 명시된 내용은 반드시 완수되어야 함
  • 프로젝트 종료와 계약종료는 유사하지만 동일하지는 않음

.

 나. 조달 관리의 계약 유형

계약 유형

설명

Fixed-price 또는 Lump-sum Contracts

  • 명확하게 정의된 제품에 대하여 총 고정 금액을 적용
  • 목표 일정일과 같이 특정 프로젝트 목적을 달성하거나 초과했을 경우 인센티브를 포함 가능.

Cost-reimbursable Contracts

  • 판매자가 소요한 실제 원가에 판매자 이익이라고 하는 비용을 추가해서 지불하는 상환 지불 방법

Time and Material Contracts

  • 비용상환과 확정 가격 계약의 혼합 형태
  • 계약을 하는 시점에는 판매자에 의해 정확한 계약 총금액과 전달될 수량이 정해지지는 않음
  • 비용 상황처럼 금액이 증가할 수 있지만, 특정 자원 유형에 대한 단위 비율은 판매자와 구매자에 의해 사전에 정해짐

 

참고)

조달문서의 유형으로는 RFP, IFB, RFQ 등이 있다

조달문서 종류

특징

RFP

(Request For Proposal)

표준화되지 않은 것을 구매할 때 사용

상대적으로 금전적 가치가 높고 복잡한 물품 구매에 적합

제안서와 함께 협상과정이 필요함

신속한 구매를 원한다면 적합하지 않음

시간, 비용이 많이 듦

일반적인 프로젝트에서 많이 사용됨

예)시스템 패키지 구매, 시스템 구축 의뢰 등
 

IFB

(Invitation For Bid)

반복적으로 구매하는 물품에 대해 최상의 가격을 얻고자 할 경우 적합

협상이나 요구사항 설명 등의 과정이 생략됨

난이도가 낮은 조달 항목에 적절

예) 용역 등

RFQ

(Request For Quotations)

금전적 가치가 낮은 일상용품 조달에 적합

조달 항목에 대한 구매나 판매 방식에 대한 의견이 일치될 경우 사용

예) 일상용품 등

 

III. 계약별 장단점

비용 상환 계약

(Cost-reimbursable)

단가 계약

(Time and Material)

총액 계약

(Fixed price/lump-sum)

장점

작업 범위 작성이 단순

신속하게 시작하여야 하는 경우

구매자가 관리할 작업이 적음

FP 보다 작업범위 작성 작업을 줄일 수 있음

계약 기간이 짧음

판매자는 원가를 관리하기 위한 강력한 동기(Incentive)를 갖게 됨

일반적으로 판매자가 위험에 상응하는 원가를 추가하지 않아도 되므로 FP계약보다 저렴함

직원을 충원하고자 할 때 빠르고 좋은 방법임

프로젝트 시작 시점에 구매자가 총 금액을 알 수 있음

단점

판매자의 대금 청구에 대한 감사 필요

이익이 매 시간 또는 자재 단위로 청구됨

판매자가 저가로 수주한 뒤

변경을 통하여 수익을 증대하고자 할 수 있음

구매자가 관리할 작업이 많아짐

판매자가 원가를 관리하고자 하는 동기(Incentive) 부여가 안됨

판매자가 손해를 보기 시작하면 업무 범위의 일부를 줄이거나 완성하지 않을 수 있음

판매자는 원가를 줄이기 위한 보통 수준의 동기(Incentive)만을 가짐

소규모 프로젝트에 적합

구매자가 작업 범위를 작성하는 업무가 늘어남

총 금액을 알 수 없음

일 단위 작업에 대한 구매자의 감독이 필요함

작업 범위가 완벽하지 않으면 CR보다 비용이 더 많이 들 수 있음. 판매자는 늘어난 위험만큼 가격을 올릴 것임

 

 

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